Mehrwertsteuer-Prüfung – EU VIES-Validierung

Jeder, der in Länder der Europäischen Union verkauft, kennt das. Es kommt eine Bestellung aus dem Ausland, der Kunde behauptet, er sei mehrwertsteuerpflichtig und möchte den Preis ohne Steuern. Sie müssen dies überprüfen, die Bestellung anpassen, die Rechnung korrigieren und hoffen die ganze Zeit, dass Sie nichts vergessen haben. VAT Checker übernimmt diesen Prozess von der ersten Sekunde an.

Sobald der Kunde seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in das Adressbuch eingibt, verbindet sich das Modul mit der offiziellen europäischen VIES-Datenbank und überprüft die Nummer sofort. Nicht später, nicht manuell, sondern direkt beim Ausfüllen der Adresse. Wenn die Nummer gültig ist und der Kunde aus einem anderen EU-Land als Ihrem Geschäft einkauft, setzt das System automatisch einen Mehrwertsteuersatz von null Prozent fest. Alles läuft still im Hintergrund ab, der Kunde merkt davon nichts, er sieht nur den korrekten Preis.

Was passiert, wenn die europäischen VIES-Server gerade nicht funktionieren? Das kommt vor, und Sie können selbst einstellen, wie sich das Modul verhalten soll. Entweder wird die Nummer vorübergehend anerkannt oder abgelehnt, oder es wird geprüft, wie sie zuletzt überprüft wurde. Sie haben die volle Kontrolle.

Das Modul speichert jede Überprüfung und legt sie in einer Datenbank ab. Dadurch muss es nicht bei jedem Kundenbesuch erneut VIES kontaktieren. Das ist schneller und schont externe Dienste. Die Ergebnisse werden nach 24 Stunden automatisch aktualisiert, sodass Sie immer über aktuelle Informationen verfügen, ohne unnötige Belastungen.

Wenn Sie gründlich sein möchten, können Sie auch den Vergleich des Firmennamens aktivieren. Das Modul vergleicht den vom Kunden eingegebenen Namen mit dem im VIES-Register eingetragenen Namen. Wenn diese nicht übereinstimmen, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. Diese Funktion ist nicht obligatorisch, einige Länder stellen diese Daten gar nicht zur Verfügung, aber dort, wo sie funktioniert, sorgt sie für zusätzliche Sicherheit.

Der Null-Mehrwertsteuersatz gilt nicht nur für Produkte, sondern auch für den Transport. Wenn ein Kunde steuerfrei einkauft, ist es selbstverständlich, dass er auch bei der Auswahl des Transportunternehmens keine Mehrwertsteuer zahlen muss. Auch das können Sie ganz einfach einstellen.

Möchten Sie bestimmte Produkte immer mit Mehrwertsteuer verkaufen, unabhängig davon, wer sie kauft? Kein Problem. Sie können jedes Produkt in der Verwaltung als Ausnahme kennzeichnen, wodurch es vom Nullsatz ausgenommen wird.

Für größere Geschäfte, die mit Kundengruppen arbeiten, gibt es noch eine weitere Möglichkeit. Jeder Kunde mit einer verifizierten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann automatisch einer ausgewählten Gruppe zugeordnet werden und beispielsweise andere Preise, Rabatte oder Inhalte angeboten bekommen. Diese Verknüpfung funktioniert ohne jeglichen Eingriff von außen.

Das gesamte Modul basiert auf den offiziellen europäischen Vorschriften für den B2B-Handel innerhalb der EU und kommuniziert ausschließlich mit verifizierten Quellen. Es handelt sich um eine Lösung, die Sie einmal einrichten und dann getrost vertrauen können.